Czy Twoja firma prowadzi wiele projektów? Jeśli tak, to czy wiesz, ile kosztują cię poszczególne projekty? Czy wiesz, jak w tej chwili wygląda realizacja zaplanowanego budżetu na konkretnym projekcie? Klarowny obraz rzeczywistości oraz możliwość szybkiej reakcji w czasach kryzysu decydują o utrzymaniu się firmy na rynku, dlatego system controllingu finansowego to nie luksus lecz konieczność.

Autor: Alicja Szymkiewicz
Źródło: Business Coaching 1/2009 (1) http://businesscoachingmag.pl

Zagadnienie controllingu finansowego zrodziło się w Stanach Zjednoczonych właśnie w czasach kryzysu, czyli w latach 30-tych. Do Europy zawitało za sprawą dużych przedsiębiorstw niemieckich w latach 50-tych, a obecnie w Polsce jest ono powszechne głównie w fi – liach zagranicznych koncernów.

Na czym polega controlling finansowy?

System controllingu finansowego to nowoczesny instrument służący bieżącej ocenie efektywności zarządzania firmą. To coś więcej niż systemy finansowo – księgowe, które dostarczają zarządzającym jedynie analizy i raporty dotyczące przeszłości, w dodatku z poważnym opóźnieniem czasowym. Controling finansowy, oprócz dbania o płynność finansową firmy, pozwala ocenić sprawność działania kadry menadżerskiej poprzez porównanie planu finansowego z rzeczywiście osiąganymi wynikami. System pozwala wychwycić wszelkie odchylenia i automatycznie alarmuje o nich odpowiednie osoby. System controllingu finansowego dostarcza informacji, jakie koszty i przychody generuje każdy dział, klient, lub projekt. Analizuje zyskowność poszczególnych rodzajów działalności, wizualizuje rentowność poszczególnych klientów, prezentuje koszty i zyski w rozbiciu na poszczególne projekty, umożliwia kontrolę kosztów nawet pojedynczej operacji, porównuje efekty pracy przedstawicieli handlowych, ułatwia rozliczanie kierowników z osiąganych wyników. Odpowiednio wdrożony informatyczny system controlingu finansowego sprawia, że informacje o bieżącej kondycji przedsiębiorstwa są zawsze pod ręką, gotowe do pobrania i interpretacji. Dzięki czemu, w dowolnym momencie można podjąć działania, których zasadniczym celem jest uzyskanie możliwie największej rentowności projektów.

Rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw – system jako usługa

Dotychczas na wdrożenie systemu do controllingu finansowego mogły sobie pozwolić jedynie większe przedsiębiorstwa, ponieważ wiązało się to nie tylko z zakupem dedykowanego oprogramowania, ale również z drogą infrastrukturą sprzętową, zatrudnieniem administratora, wygospodarowaniem odpowiedniego miejsca na serwerownię. Mniejsze i średnie przedsiębiorstwa były skazane na analizy pochodzące z systemów finansowo – księgowych, które po pierwsze były sporządzane z dużym opóźnieniem, a po drugie, ze względu na ustawowe księgowanie rodzajowe, nie dawały jasnego obrazu kondycji i rentowności poszczególnych projektów lub klientów. Bez możliwości szybkiego reagowania w sytuacjach kryzysowych mniejsze przedsiębiorstwa były na przegranej pozycji w stosunku do fi m z wdrożonym systemem controllingu. Obecnie system controllingu finansowego jest już dostępny również dla firm o ograniczonym budżecie na inwestycje informatyczne. Firma SMT Software S.A. z Wrocławia wprowadziła na rynek nowy produkt: dedykowany system sprawozdawczości wewnętrznej PeTS (Project Tracking System) dostępny również w postaci usługi. Polega to na zastąpieniu sprzedaży produktu, jakim jest oprogramowanie, usługą w postaci wydzierżawionego dostępu do oprogramowania zainstalowanego na serwerach SMT Software. Aplikacja i zgromadzone dane są dostępne za pośrednictwem sieci Internet po zalogowaniu się na stronę www. W tym modelu użytkownik systemu PeTS nie musi kupować ani oprogramowania ani serwerów, wystarczy, że będzie miał dostęp do Internetu z jakiegokolwiek nośnika (komputer, telefon komórkowy). SMT Software wykorzystuje jedne z najbardziej zaawansowanych technologii zabezpieczeń internetowych dostępnych obecnie na rynku, dzięki temu zapewnia dużo wyższy poziom bezpieczeństwa danych niż ten, który mogą osiągnąć fi rmy starające się zabezpieczyć dane na własnych serwerach. Wartym podkreślenia jest fakt, że system PeTS nie musi działać jako autonomiczny system informatyczny. Może zostać zintegrowany z istniejącymi narzędziami, dzięki czemu staje się elementem spójnego środowiska informatycznego.

Charakterystyka systemu PeTS

System PeTS to dedykowany system sprawozdawczości wewnętrznej. Jego głównym zadaniem jest rejestracja i zarządzanie procesami związanymi z organizacją pracy w fi rmie. Pozwala on w sposób detaliczny śledzić i kontrolować wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa. System PeTS może z powodzeniem zastąpić prowadzenie oddzielnej rachunkowości zarządczej, a także dzięki odpowiednim modułom zminimalizować koszty administracyjne będąc firmowym katalogiem kontaktów, książką telefoniczną, wspierając dział kadr poprzez koordynację planu urlopów i rozliczanie delegacji pracowniczych. W tabelach obok artykułu zostały dokładnie opisane podstawowe moduły sytemu, których funkcjonalność można dostosować do specyfiki każdej firmy.

Wdrażanie cotrollingu

Wprowadzenie controllingu finansowego w firmie jest niemożliwe bez wdrożenia odpowiedniego programu informatycznego scalającego informacje i gromadzącego dane na temat różnych obszarów przedsiębiorstwa, nie tylko finansowo – księgowych. Prawidłowe wdrożenie narzędzi controllingu wymusza odpowiednią organizację firmy: ustalenie struktury organizacyjnej, system rozliczeń finansowych, proces dekretacji dokumentów. Firma SMT Software S.A. w swojej ofercie posiada również usługi doradcze w zakresie wdrażania systemu controllingu i koniecznych procedur, tak aby informacje potrzebne do celów zarządczych zawsze trafiały do systemu PeTS. Najlepszy system controllingu finansowego nie będzie działał, jeżeli w firmie nie zostanie w odpowiedni sposób wprowadzony pewien rodzaj pracowniczej dyscypliny. Koniecznie należy uświadomić pracownikom, jak ważne jest regularne wprowadzanie danych do systemu, wpisywanie swojego czasu pracy, nadgodzin, odpowiednie opisywanie dokumentów i wprowadzanie faktur pod konkretne kody projektów. Bez bieżących danych system będzie bezużyteczny. Wdrażanie tego typu systemów zwykle wzbudza w pracownikach pewien naturalny opór przed nowościami i dodatkową pracą, dlatego tak istotne jest merytoryczne przygotowanie zespołu na wprowadzane zmiany.

Rysunek 1. Obszary zastosowania systemu PeTS

Firma wdrażająca controlling powinna oprócz zaimplementowania oprogramowania zaoferować również szkolenia dla wszystkich przyszłych użytkowników systemu. Ważnym elementem przygotowania do nadchodzących zmian jest czynny udział pracowników w przygotowywaniu systemu do wdrożenia. Idealnym na to czasem jest analiza wymagań, którą przeprowadza analityk biznesowy jeszcze przed wdrożeniem systemu. Każda firma jest inna i system powinien być dostosowany do jej specyficznych potrzeb i obowiązującego systemu pracy. Zadaniem analityka jest zebranie wymagań od wszystkich użytkowników systemu, zdiagnozowanie problemów, z jakimi na co dzień boryka się zespół i zbadanie między działowej komunikacji.

Wypowiedź specjalisty

„Od kilku lat pracuję na systemie PeTS, pozwala mi on mieć pewność, że przekazywane zarządowi spółki informacje są sprawdzone i miarodajne. Dzięki danym zgromadzonym w systemie jestem w stanie na czas wychwycić sytuacje stanowiące zagrożenie dla firmy. Daje mi on przejrzysty obraz całokształtu działań fi my, nie tylko obraz poszczególnych projektów, ale również działalności administracji, marketingu i działu sprzedaży. Wiem, jaki projekt generuje najwięcej kosztów, jaki jest najbardziej dochodowy. Mogę ocenić, które z projektów znajdują się na granicy rentowności i uważnie obserwować ich dalszy finansowy rozwój. PeTS jako narzędzie do controllingu jest bardzo intuicyjny i łatwy w obsłudze. Programiści udoskonalają system w miarę moich potrzeb i implementują mu nowe funkcje, które ułatwiają mi pracę, lub są wymuszone zmieniającymi się ustawami prawnymi.”

Wojciech Bodnaruś Kontroler finansowy SMT Software S.A.

Na podstawie uzyskanych informacji spisane zostają krok po kroku procedury, zgodnie z którymi powinien działać nowy system. Są one omawiane podczas warsztatów roboczych przy udziale wybranych użytkowników systemu, analityków i programistów, którzy dostarczają technicznych rozwiązań i oryginalnych pomysłów na sprawną implementację systemu. Po uzyskaniu wszystkich potrzebnych danych programiści tworzą dla danej firmy prototypową wersję systemu, która zostaje udostępniona wybranej liczbie użytkowników do testów, a na ich podstawie zostają spisane dodatkowe wymagania mające na celu usprawnienie funkcjonowania systemu. Przygotowane zostają również materiały szkoleniowe dla pracowników, instrukcje dla użytkowników i administratorów systemu. Ostatnią fazą wdrożenia jest udostępnienie pełnej wersji systemu wszystkim użytkownikom i przeprowadzenie pilotażu pod autorskim nadzorem twórców oprogramowania.

k wybrać firmę wdrażającą controling?

Szukając firmy wdrażającej controling w Twoim przedsiębiorstwie należy się dobrze zastanowić nad wyborem odpowiedniej oferty. Zarówno jakość oprogramowania, jak i poziom usług analitycznych oferenta przez długie lata będą miały wpływ na funkcjonowanie Twojej firmy. Najlepiej jest skorzystać z usług firmy, która ma już doświadczenie we wdrażaniu podobnych systemów w firmach z Twojej branży. W takiej sytuacji programiści przyjdą do Ciebie z od razu gotowymi rozwiązaniami i pomysłami, które sprawdziły się w podobnym środowisku. Nie pozwól, aby ktoś potraktował Twoją fi rmę, jak żywy organizm do testów i dopiero na twoich pracownikach uczył się procedur typowych dla Twojej branży lub przemysłu. Jedynie doświadczony dostawca tego rodzaju rozwiązań informatycznych będzie w stanie sprawnie przeprowadzić analizę przedwdrożeniową i skutecznie zakończyć fazę implementacji systemu nie oczekując od Ciebie na każdym kroku podanych na tacy rozwiązań merytorycznych problemów. O jakości usług danego dostawcy rozwiązań informatycznych świadczy również jego doświadczenie w realizacji zagranicznych projektów, zwiększa ono szansę na to, iż zaprezentowane Ci rozwiązania będą zgodne z najnowszymi trendami w danej tematyce. Warto również skontaktować się z wybranymi firmami, których referencje przedstawia oferent. Pozwoli Ci to na uzyskanie pewności, że Twoje przedsiębiorstwo jest w dobrych rękach.

LITERATURA

Materiały wewnętrzne SMT Software S.A.

Dr Błoch Halina, Controlling – technologia zarządzania firmą, Oficyna Controllingu Profit Wydanie 1 (2000)

Goliszewski J., Controlling – system koordynacji przedsiębiorstwa, „Przegląd Organizacji”, nr 8 (1990)

Goliszewski J., Controlling strategiczny, „Przegląd Organizacji”, nr 5 (1991)

Nowosielski Stanisław: Controlling w literaturze i praktyce, „Przegląd organizacji”, nr 12 (1998)

O autorze

Alicja Szymkiewicz – specjalista ds. marketingu i PR w firmie SMT Software S.A., absolwentka Filozofii i podyplomowego Studium Public Relations na Uniwersytecie Łódzkim. Z działaniami marketingowymi jest związana już od ponad 5 lat. W SMT Software odpowiada za wdrożenie nowej identyfikacji marketingowej i budowanie rozpoznawalności marki firmy na rynku IT. SMT Software S.A. to spółka świadcząca szeroko zakrojone usługi programistyczne oraz outsourcingowe dla sektora telekomunikacyjnego, finansowego, publicznego, korporacyjnego oraz medialnego. Posiada najwyższy złoty poziom certyfikacji Microsoft. SMT Software działa na rynku usług informatycznych od 2001 roku w 3 oddziałach na terenie kraju: w Warszawie, Wrocławiu i w Gliwicach obsługując zarówno polskich, jak i zagranicznych klientów.
Kontakt:
Tel.: +48 (71) 76 95 989
Mail: alicja.szymkiewicz@smtsoftware.com